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11/09/2020

Archiviazione email a norma GDPR

Le email sono uno strumento fondamentale per il lavoro, in particolare in questo periodo di smart working. Dall’utilizzo giornaliero delle email derivano vari problemi, tra i quali il continuo aumento della dimensione delle caselle di posta. La crescita del volume di posta elettronica rende l’archiviazione email una soluzione da considerare seriamente. Prima di tutto per essere sicuri che informazioni importanti e sensibili non vengano perse per errore o per danno o furto al computer dove le email sono salvate. In secondo luogo utilizzare un database email (il file .pst) troppo pesante rende l’utilizzo di programmi per la posta come Microsoft Outlook particolarmente lento, a volte addirittura bloccandolo e obbligando a riavviarlo. Scopriamo quindi la nostra soluzione di archiviazione email con Mail Archive.

Archiviazione automatica

Con Mail Archive l’archiviazione email viene effettuata in automatico una volta che le email sono più vecchie di un determinato periodo di tempo. Per esempio ogni giorno le email più vecchie di un anno vengono spostate dal database di posta e archiviate in cloud, liberando spazio e garantendone la sicurezza.

Ricerca rapida a portata di mano

Tutte le caselle di posta archiviate rimangono facilmente accessibili all’interno di Outlook. Sarà possibile effettuare ricerche per anno o tramite parole velocemente, senza dovere aprire altri programmi o pagine internet.

GDPR Compliant

Spesso tramite email vengono inviati documenti importanti che possono contenere anche dati sensibili, per questo è necessario avere degli strumenti che aiutino a evitare la perdita di questi dati. Spesso non ci si pone il problema di tenere una copia di backup delle email, oppure ci si dimentica. L’archiviazione email automatica risolve entrambi i problemi, inoltre soddisfa i requisiti di trattamento dei dati personali definiti nel GDPR.

Completamente in Cloud

Le email archiviate vengono salvate in Cloud, garantendo la massima sicurezza e inattacabilità dei dati. In questo modo sarà sempre possibile scaricare una vecchia email, anche tramite un portale web.